Handelsregistereintrag in der Schweiz — Ablauf, Kosten und Pflichten

Der Handelsregistereintrag ist der formelle Akt, mit dem eine Gesellschaft — sei es eine AG, GmbH oder eine andere eintragungspflichtige Rechtsform — ihre rechtliche Existenz erlangt. Ohne diesen Eintrag existiert eine Kapitalgesellschaft schlicht nicht. In diesem Leitfaden erfahren Sie, was das Handelsregister ist, wer sich eintragen muss, welche Angaben erfasst werden, wie der Eintragungsprozess Schritt für Schritt abläuft und welche Kosten dabei entstehen. Als Treuhandunternehmen mit Sitz in Zug begleiten wir bei Mueller Treuhand täglich Handelsregistereintragungen und Mutationen — insbesondere im Zusammenhang mit dem Kauf bestehender Aktiengesellschaften.

Was ist das Handelsregister?

Das Handelsregister ist ein öffentliches, von den Kantonen geführtes Verzeichnis sämtlicher eingetragener Rechtseinheiten in der Schweiz. Es erfüllt eine zentrale Funktion im Rechtsverkehr: Es schafft Transparenz über die Existenz, die Organe, die Vertretungsbefugnisse und die wesentlichen Merkmale von Unternehmen.

Rechtsgrundlage

Die gesetzliche Grundlage für das Handelsregister findet sich im Schweizerischen Obligationenrecht (OR Art. 927 ff.) sowie in der Handelsregisterverordnung (HRegV). Die HRegV regelt im Detail, welche Angaben einzutragen sind, wie Anmeldungen zu erfolgen haben und welche Belege vorzulegen sind.

ZEFIX und kantonale Register

Seit 2021 werden die kantonalen Handelsregister über das Zentralregister ZEFIX (Zentraler Firmenindex) zusammengeführt. Auf zefix.ch kann jede Person kostenlos sämtliche im Handelsregister eingetragenen Rechtseinheiten in der Schweiz einsehen. ZEFIX umfasst mehr als 800'000 aktive Einträge und wird täglich aktualisiert.

Jeder Kanton führt sein eigenes Handelsregisteramt. In der Praxis bedeutet dies, dass die Bearbeitungszeiten und teilweise auch die Gebühren von Kanton zu Kanton variieren. Die Handelsregisterämter der Kantone Zug und Zürich gehören erfahrungsgemäss zu den effizientesten in der Schweiz.

Öffentlichkeitsprinzip und Publizitätswirkung

Einträge im Handelsregister sind öffentlich und entfalten eine sogenannte positive Publizitätswirkung (OR Art. 933): Was im Handelsregister eingetragen und im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert ist, kann Dritten entgegengehalten werden. Umgekehrt kann sich ein gutgläubiger Dritter auf den Handelsregistereintrag verlassen (negative Publizitätswirkung). Diese Wirkung ist im Geschäftsverkehr von zentraler Bedeutung — insbesondere bei Fragen der Vertretungsbefugnis.

Wer muss sich im Handelsregister eintragen?

Die Eintragungspflicht hängt von der Rechtsform und der wirtschaftlichen Tätigkeit ab. Grundsätzlich gilt: Kapitalgesellschaften sind immer eintragungspflichtig, Einzelunternehmen nur unter bestimmten Voraussetzungen.

Obligatorische Eintragung (Pflicht)

Folgende Rechtseinheiten müssen sich zwingend im Handelsregister eintragen lassen:

  • Aktiengesellschaften (AG) — Die AG entsteht erst mit dem Handelsregistereintrag (OR Art. 643 Abs. 1). Vor der Eintragung existiert sie nicht als juristische Person.
  • Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH) — Gleiches gilt für die GmbH (OR Art. 779 Abs. 1).
  • Genossenschaften — Eintragungspflicht gemäss OR Art. 838.
  • Kommanditaktiengesellschaften — OR Art. 764.
  • Vereine, sofern sie ein nach kaufmännischer Art geführtes Gewerbe betreiben (ZGB Art. 61 Abs. 2).
  • Stiftungen — Eintragungspflicht gemäss ZGB Art. 81.
  • Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften mit Geschäftstätigkeit in der Schweiz (HRegV Art. 112).

Freiwillige Eintragung

  • Einzelunternehmen mit einem Jahresumsatz unter CHF 100'000 können sich freiwillig eintragen lassen (OR Art. 931 Abs. 2). Ab CHF 100'000 Umsatz besteht eine Eintragungspflicht.
  • Kollektivgesellschaften und Kommanditgesellschaften ohne kaufmännisches Gewerbe können sich freiwillig eintragen.

Konsequenzen der Nichteintragung

Wer trotz Eintragungspflicht keine Anmeldung vornimmt, kann vom kantonalen Handelsregisteramt von Amtes wegen eingetragen werden (OR Art. 927 Abs. 3). Zudem können Bussen ausgesprochen werden. In der Praxis ist dies insbesondere bei Zweigniederlassungen ausländischer Gesellschaften relevant, die in der Schweiz tätig werden, ohne sich einzutragen.

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Welche Angaben werden im Handelsregister eingetragen?

Der Umfang der eingetragenen Angaben richtet sich nach der Rechtsform. Für eine Aktiengesellschaft — die für den AG-Kauf relevanteste Rechtsform — werden insbesondere folgende Daten erfasst:

Firma (Unternehmensname)

Der im Handelsregister eingetragene Name muss sich von allen bestehenden Firmen deutlich unterscheiden (OR Art. 951). Die Bezeichnung «AG» oder «Aktiengesellschaft» ist zwingender Bestandteil der Firma.

Sitz und Domizil

Der Sitz bezeichnet die politische Gemeinde, in der die Gesellschaft ihren Sitz hat. Das Domizil ist die genaue Geschäftsadresse. Beides wird im Handelsregister eingetragen. Wer keine eigenen Geschäftsräume unterhält, kann einen Domizilservice nutzen.

Zweck

Der Gesellschaftszweck beschreibt die Geschäftstätigkeit der AG und wird in den Statuten definiert. Er wird im Handelsregister wörtlich wiedergegeben. Der Zweck muss genügend bestimmt sein und darf nicht gegen die öffentliche Ordnung oder das Gesetz verstossen.

Aktienkapital und Aktienstruktur

Eingetragen werden die Höhe des Aktienkapitals, die Anzahl der Aktien, ihr Nennwert und ihre Art (Namenaktien oder Inhaberaktien). Seit der Aktienrechtsrevision 2023 können auch Bestimmungen über das Kapitalband eingetragen werden.

Organe und Zeichnungsberechtigungen

Die Mitglieder des Verwaltungsrats werden mit Name, Vorname, Heimatort (bei Schweizern) oder Staatsangehörigkeit (bei Ausländern) und Wohnort eingetragen. Ebenso werden die Zeichnungsberechtigungen erfasst — also ob eine Person einzeln oder kollektiv zu zweien zeichnungsberechtigt ist.

Die Revisionsstelle wird ebenfalls namentlich eingetragen. Gesellschaften, die auf eine eingeschränkte Revision verzichten (sog. Opting-out), tragen dies im Handelsregister ein.

Weitere Angaben

  • Datum des Gründungsakts
  • UID-Nummer (Unternehmens-Identifikationsnummer)
  • Rechtsform
  • Statutendatum
  • Publikationsorgan (in der Regel SHAB)

Ablauf der Eintragung Schritt für Schritt

Der Eintragungsprozess einer AG im Handelsregister folgt einem klar geregelten Ablauf. Wir schildern nachfolgend die sechs wesentlichen Schritte, wie sie in der Praxis bei einer Neugründung typischerweise ablaufen. Bei einer Mantelgesellschaft oder einer Mutation sind die Schritte angepasst — dazu mehr im Abschnitt «Änderungen im Handelsregister».

Schritt 1: Namensprüfung (Firmenrecherche)

Vor der Gründung ist eine Firmenrecherche auf ZEFIX unerlässlich. Der gewünschte Firmenname muss sich von allen bestehenden Firmen in der Schweiz hinreichend unterscheiden. Dabei gelten strenge Massstäbe: Bereits geringe phonetische oder visuelle Ähnlichkeiten können zur Zurückweisung führen.

Praxistipp: Das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EHRA) bietet auf Anfrage eine formelle Namensprüfung an. Dieser Service kostet CHF 60 und gibt innerhalb weniger Tage Auskunft darüber, ob der gewünschte Name registriert werden kann. Wir empfehlen diesen Schritt bei jedem neuen Firmennamen.

Schritt 2: Zusammenstellen der Belege

Für die Anmeldung beim Handelsregisteramt sind folgende Dokumente erforderlich (HRegV Art. 43 ff.):

  • Öffentliche Urkunde über den Errichtungsakt (notariell beurkundeter Gründungsakt)
  • Statuten (vom Notar beglaubigt)
  • Bankbescheinigung über die Kapitaleinzahlung
  • Erklärung der Gründer betreffend Sacheinlagen, Sachübernahmen und beabsichtigte Sachübernahmen (falls relevant)
  • Annahme der Revisionsstelle oder Erklärung zum Opting-out
  • Stampa-Erklärung (Bestätigung, dass keine weiteren Sacheinlagen, Sachübernahmen oder besonderen Vorteile bestehen, die nicht in den Urkunden erwähnt sind)
  • Lex-Friedrich-Erklärung (Bestätigung, dass die Gesellschaft keinen Grundbesitz erwirbt, der der Bewilligungspflicht unterliegt)
  • Handelsregisteranmeldung (unterzeichnet von einem Mitglied des Verwaltungsrats)

Schritt 3: Anmeldung beim Handelsregisteramt

Die Anmeldung erfolgt beim Handelsregisteramt des Kantons, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat. In der Regel kann die Anmeldung heute elektronisch erfolgen. Im Kanton Zug wird das Portal zg.ch/hr genutzt, in Zürich das System «easyGov». Die physische Einreichung der Originaldokumente ist in den meisten Kantonen weiterhin erforderlich.

Schritt 4: Prüfung durch das Handelsregisteramt und das EHRA

Das kantonale Handelsregisteramt prüft die eingereichten Unterlagen auf Vollständigkeit und Rechtskonformität. Anschliessend wird die Anmeldung an das Eidgenössische Amt für das Handelsregister (EHRA) in Bern weitergeleitet, das eine zusätzliche Prüfung vornimmt (insbesondere der Firma und des Zwecks). Das EHRA kann Beanstandungen erheben und Änderungen verlangen.

Die Prüfungsdauer beträgt je nach Kanton und Komplexität des Falls:

Kanton Typische Bearbeitungsdauer
Zug 3 – 5 Arbeitstage
Zürich 5 – 10 Arbeitstage
Bern 5 – 10 Arbeitstage
Schwyz 3 – 7 Arbeitstage
Genf 7 – 14 Arbeitstage

Schritt 5: Publikation im SHAB

Nach der Genehmigung durch das EHRA wird der Eintrag im Schweizerischen Handelsamtsblatt (SHAB) publiziert. Die Publikation erfolgt elektronisch auf shab.ch und ist öffentlich einsehbar. Ab dem Datum der SHAB-Publikation entfaltet der Eintrag seine volle Publizitätswirkung gegenüber Dritten (OR Art. 932 Abs. 2).

Schritt 6: Eintrag im kantonalen Handelsregister und ZEFIX

Nach der SHAB-Publikation ist der Eintrag im kantonalen Handelsregister definitiv. Gleichzeitig wird der Eintrag automatisch in ZEFIX übernommen. Die Gesellschaft erhält eine UID-Nummer (CHE-xxx.xxx.xxx) und existiert ab diesem Zeitpunkt als juristische Person mit allen Rechten und Pflichten.

Kosten des Handelsregistereintrags

Die Gebühren für Handelsregistereintragungen setzen sich aus einem eidgenössischen Anteil und einem kantonalen Anteil zusammen. Zudem fallen Kosten für die SHAB-Publikation an.

Gebührentabelle: Neueintragung einer AG

Kostenposition Betrag (ca.)
Eidgenössische Gebühr (EHRA) CHF 120
Kantonale Gebühr (variiert) CHF 400 – CHF 800
SHAB-Publikationsgebühr CHF 30 – CHF 80
Gesamtkosten HR-Eintragung CHF 550 – CHF 1'000

Kantonale Unterschiede

Die kantonalen Gebühren variieren erheblich. Nachfolgend eine Übersicht der wichtigsten Kantone:

Kanton Kantonale Gebühr (Neueintragung AG)
Zug ca. CHF 400
Zürich ca. CHF 600
Bern ca. CHF 550
Schwyz ca. CHF 450
Luzern ca. CHF 500
St. Gallen ca. CHF 550
Genf ca. CHF 800
Basel-Stadt ca. CHF 600
Waadt ca. CHF 700

Hinweis: Diese Beträge dienen als Richtwerte (Stand 2026) und können sich je nach Komplexität der Anmeldung und zusätzlichen Eintragungen (z. B. Prokura, Kapitalband) erhöhen.

Zusätzliche Kosten

Neben den reinen Handelsregistergebühren fallen bei einer Neugründung weitere Kosten an:

  • Notariatsgebühren für den Gründungsakt: CHF 800 – CHF 2'500
  • Beglaubigungskosten für Unterschriften: CHF 50 – CHF 200
  • Beratungshonorar (Treuhänder): variabel

Eine vollständige Kostenübersicht für die AG-Gründung finden Sie auf unserer Seite AG gründen Kosten.

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Änderungen im Handelsregister

Sobald eine AG im Handelsregister eingetragen ist, müssen sämtliche Änderungen an eintragungspflichtigen Tatsachen dem Handelsregisteramt gemeldet werden (OR Art. 937). Die Anmeldefrist beträgt grundsätzlich 30 Tage nach dem Beschluss oder dem Ereignis.

Häufige Mutationen

Änderung Erforderliche Belege Typische Kosten
Namensänderung (Firma) GV-Protokoll, neue Statuten, Namensprüfung EHRA CHF 300 – CHF 600
Sitzverlegung (gleicher Kanton) GV-Protokoll, neue Statuten CHF 200 – CHF 400
Sitzverlegung (anderer Kanton) GV-Protokoll, neue Statuten, Löschung im alten Kanton, Neueintragung im neuen Kanton CHF 500 – CHF 1'200
Zweckänderung GV-Protokoll, neue Statuten CHF 200 – CHF 400
VR-Wechsel (neues Mitglied) VR-Protokoll oder GV-Protokoll, Erklärung des neuen VR-Mitglieds, Ausweis CHF 200 – CHF 400
Kapitalerhöhung GV-Protokoll, notarielle Urkunde, Bankbescheinigung, neue Statuten CHF 600 – CHF 1'500
Wechsel Revisionsstelle VR- oder GV-Protokoll, Annahmeerklärung der neuen RS CHF 150 – CHF 300
Löschung (Liquidation) Liquidationsbeschluss, Sperrjahr, Schlussrechnung CHF 300 – CHF 600

Für Käufer einer bestehenden Gesellschaft — ob Mantelgesellschaft oder Vorratsgesellschaft — sind diese Mutationen von besonderer Bedeutung, da nach dem Erwerb in der Regel mehrere Änderungen gleichzeitig beim Handelsregisteramt anzumelden sind.

Was passiert beim AG-Kauf im Handelsregister?

Der Kauf einer bestehenden AG — sei es eine operative Gesellschaft, eine Mantelgesellschaft oder eine Vorratsgesellschaft — ist zivilrechtlich gesehen ein Aktienkauf. Der Eigentumsübergang an den Aktien erfolgt durch Zession und Übergabe (bei Namenaktien) bzw. durch Übergabe (bei Inhaberaktien, soweit noch vorhanden). Dieser Vorgang wird im Handelsregister nicht direkt abgebildet, da die Aktionäre einer AG nicht im Handelsregister eingetragen werden.

Typische HR-Änderungen nach einem AG-Kauf

Nach dem Erwerb einer AG sind jedoch in der Regel folgende Mutationen erforderlich, die im Handelsregister eingetragen werden müssen:

  1. Wechsel des Verwaltungsrats: Der bisherige VR tritt zurück, der neue Eigentümer oder ein von ihm bestimmter Verwaltungsrat wird eingesetzt. Dies erfordert ein GV-Protokoll (Abwahl/Neuwahl) sowie die Erklärung des neuen VR-Mitglieds.

  2. Änderung der Zeichnungsberechtigungen: Die Zeichnungsberechtigung des alten VR wird gelöscht und die des neuen VR eingetragen. Dabei wird festgelegt, ob Einzelzeichnung oder Kollektivzeichnung zu zweien gilt.

  3. Änderung des Gesellschaftszwecks: Wenn der Käufer eine andere Geschäftstätigkeit plant als der Vorgänger, muss der Zweck in den Statuten und im Handelsregister angepasst werden.

  4. Namensänderung: Viele Käufer möchten die Firma an ihre neue Geschäftstätigkeit anpassen. Dies erfordert eine GV-Statutenänderung, eine Namensprüfung durch das EHRA und eine HR-Mutation.

  5. Sitzverlegung: Wenn der Käufer seinen Geschäftssitz in einem anderen Kanton hat, kann eine Sitzverlegung sinnvoll sein. Alternativ ermöglicht ein Domizilservice die Beibehaltung des bisherigen Sitzes.

  6. Wechsel der Revisionsstelle: In vielen Fällen wird nach dem Kauf auch die Revisionsstelle gewechselt — oder ein Opting-out beschlossen, sofern die Voraussetzungen erfüllt sind.

Ablauf beim AG-Kauf mit Mueller Treuhand

Bei Mueller Treuhand koordinieren wir alle Handelsregisteränderungen im Zusammenhang mit dem AG-Kauf. Wir bereiten sämtliche Dokumente vor — GV-Protokoll, Statutenänderungen, VR-Erklärungen, Zeichnungsberechtigungen — und reichen die gebündelten Mutationen beim Handelsregisteramt ein. Im Kanton Zug sind die Änderungen erfahrungsgemäss innert 3 bis 5 Arbeitstagen im Handelsregister eingetragen.

Häufig gestellte Fragen zum Handelsregistereintrag

Was kostet ein Handelsregistereintrag in der Schweiz?

Die Gesamtkosten für eine Neueintragung einer AG liegen zwischen CHF 550 und CHF 1'000, bestehend aus der eidgenössischen Gebühr (CHF 120), der kantonalen Gebühr (CHF 400 – 800) und der SHAB-Publikationsgebühr. Hinzu kommen Notariatskosten für den Gründungsakt.

Wie lange dauert ein Handelsregistereintrag?

Die Bearbeitungsdauer variiert je nach Kanton. Im Kanton Zug rechnen wir mit 3 bis 5 Arbeitstagen, in Zürich mit 5 bis 10 Arbeitstagen. In komplexeren Fällen — etwa bei Beanstandungen durch das EHRA — kann sich der Prozess um weitere Wochen verlängern.

Kann ich den Handelsregistereintrag selbst vornehmen?

Grundsätzlich ja. Die Anmeldung kann von einem zeichnungsberechtigten Mitglied des Verwaltungsrats vorgenommen werden. In der Praxis empfehlen wir jedoch die Begleitung durch einen Treuhänder, da formelle Fehler in den Dokumenten zu Beanstandungen und Verzögerungen führen.

Ist der Handelsregistereintrag öffentlich?

Ja. Sämtliche Einträge im Handelsregister sind öffentlich einsehbar — sowohl über die kantonalen Register als auch über ZEFIX. Dies umfasst die Firma, den Sitz, den Zweck, das Kapital, die Organe und die Zeichnungsberechtigungen. Die Aktionäre einer AG werden hingegen nicht im Handelsregister publiziert.

Welche Änderungen muss ich nach einem AG-Kauf im Handelsregister eintragen?

Nach dem Kauf einer AG müssen typischerweise der Verwaltungsrat, die Zeichnungsberechtigungen und gegebenenfalls der Zweck, die Firma und der Sitz geändert werden. Alle Änderungen sind innert 30 Tagen beim Handelsregisteramt anzumelden.

Was ist der Unterschied zwischen Sitz und Domizil?

Der Sitz ist die politische Gemeinde (z. B. Zug), das Domizil ist die genaue Adresse (z. B. Baarerstrasse 12, 6300 Zug). Beides wird im Handelsregister eingetragen. Der Sitz bestimmt den Gerichtsstand und die steuerliche Zugehörigkeit.

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